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 沈阳师范大学仪器设备类档案管理办法
  发布人:档案馆    发布时间:2015-08-28 09:11:07
 
                                    第一章  总  则
    第一条  根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》及《高等学校仪器设备类档案工作规范》等法律、规章精神,为加强我校仪器设备类档案(以下简称设备档案)管理工作,充分发挥我校设备档案在学校和各项工作中的作用,特制定本办法。
    第二条  凡作为学校固定资产的仪器设备、在其购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造报废等全部活动过程中直接形成的、具体保存利用价值的文字、图表、声像载体材料,以及随机材料均属设备档案。
    第三条  设备档案的管理,必须坚持集中统一管理的原则,便于开发利用,确保设备档案完整、准确、系统和安全。
    第四条  设备档案管理按照分级归档、妥善保管、充分利用的原则,贵重设备(10万元以上的仪器设备),按照校档案馆、教务处与后勤与资产管理处、各学院及有关单位三级管理。设立设备档案分室的单位,应有符合档案管理要求的库房和设备,并配备一名专(兼)职档案员应相对稳定,如有变更要及时向校档案馆备案。
    第五条  设备档案工作必须纳入学校设备管理工作之中,与设备计划管理,设备采购供应和设备使用等工作紧密结合,保证设备文件材料的完整,准确、系统,应作为学校设备管理部门的职责之一。
    第六条  要努力实现设备档案工作由经验管理向科学管理的方向转变,逐步采用先进的管理技术手段,大力开发档案信息资源,为学校的科技进步和经济建设服务。
    第七条  把设备档案工作列入本校发展计划,配备必要的库房、设备以及人员,每年从设备费用中拨给一定的数额,作设备档案经费。 
                                   第二章  归档范围
    第八条  归档原则
    1、归档的设备管理工作和仪器设备申购、验收、使用、维修,改造各个环节中形成的文件材料,必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
    2、归档的文件材料必须反映设备管理和仪器设备项目从申购到报废的全过程,保证完整、准确、系统。
    3、归档的仪器设备文件材料必须遵循其自然形成规律、保持其有机联系,必须与实物一致并有成套性。
    4、凡作为学校固定资产的价值10万元(含10万元人民币)以上的设备,其档案均需归档。价值在10万元以下的仪器设备,其档案由使用单位保存和管理。
    第九条  归档的主要内容和重点
    1、归档的主要内容包括综合管理、仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试,运行维修、随机图样等六个方面,具体范围见附表一。
    2、归档的重点是仪器设备项目(特别是价值10万元以上的)各个环节形成的不同载体的文件材料,包括全套随机图样。
    3、本校自制、作为学校固定资产符合建档条件的仪器设备,除研制文件材料作为科研成果归入科研类档案外,其余均按仪器设备类档案要求处理。
    第十条  不归档的文件材料
    1、上级普发(非专指高校)、不办的文件;
    2、未定稿的管理性文件材料;
    3、未生效的合同、协议书;
    5、无查考价值的一般性函件;
    6、仪器设备广告、宣传材料、定货会、展销会宣传品。
                                 第三章  归档要求
    第十一条  形成与积累
    1、账务与资产管理处、各学院和有关单位是学校设备文件材料的形成积累、汇总部门,应指定专人负责设备文件的收集、积累、管理工作。
    2、10万元以上仪器设备,从申购设备到验收完毕(进口设备到索赔期满)过程中的管理性文件和技术性文件,均归口教务处处立卷归档,并由各使用单位负责收集、积累、过程结束后原件移交教务处,其中部分技术性文件,使用单位可复印留用。10万元以下仪器设备由使用单位负责收集、积累、过程结束后立卷归档。
    3、仪器设备档案员应负责做好设备文件材料的积累、整理分类、编目、装订、保管工作,并按要求向学校档案馆移交案卷目录。
    4、学校档案馆随时了解、督促、检查、指导专(兼)职档案员做好设备文件材料的积累工作。
    5、学校各级设备使用单位的负责人,要认真抓好设备文件材料的形成、积累、管理的工作,科技人员和实验人员要爱护设备的技术文件,对设备的使用、维修、改造做到有活动就有完整的记录,确保设备文件的完整、系统、准确。
    6、设备文件材料,必须用钢笔书写,严禁用园珠笔、水彩笔。要求字迹工整,图样清晰。
    7、设备文件材料一般归档一份,重要和经常使用的应酌加副本。
    第十二条  整理组卷
    1、设备验收完成和进口设备索赔期满后,教务处、后勤与资产管理处的专(兼)职档案员应及时将形成的设备管理文件材料整理组卷。
    2、在坚持文件之间有机联系和便于利用查找的组卷原则下,将每项设备的文件材料进行系统整理,组成一个或若干个案卷。
    3、将最能反映设备购置概况的文件材料,如申购报告,批复文件,论证文件,投资文件,订购合同,验收报告,索赔文件等整理组成案卷,排放在各卷之首,其余设备技术文件材料按设备的工作程序及重要程序,依次系统排列。
    4、设备文件材料中的非纸质载体材料,除密不可分者外,应放入特殊档案的专框保管,并按要求标明参见号。
    5、卷内的文件材料按文字材料在前,图表在后的要求排列。
    6、对破损的文件材料进行修补,对引进设备中专用文件夹,可以保持原状。
    7、设备文件材料采用卷盒和卷皮的保管形式,图件按卷盒规格叠成手风琴式,引进设备文件用卷盒保管有困难的,可按其自然状态保管。
    8、全部设备文件无论单面或双面只要有书写符号,每面均为一页,每卷页号均从1开始,页号位置在非装订线一侧的下角,对不装订卷在每件文件加盖上有单位名称、档号、件号的戳记章并依次编写件号。
    9、认真填写卷内目录和备考表。归档的案卷必须填写卷内目录。卷内目录可打印或用钢笔正揩填写,字迹要工整、清晰、文面要整洁,不得涂改。
每个案卷组成以后,都应填写备考表,写明本案卷图纸和文件材料的总页数,并对文件材料的完整、准确程度、损坏、缺少情况加以说明。日后案卷内的图纸和文字材料需要变更、修改时,由档案管理人员随时在备考表上注明。
    10、拟定案卷封面各栏目,案卷标题要简明、准确。
    11、确定设备档案卷内文件的保管期限。对最能反映设备购置概况和设备技术性能的文件材料,如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、订购合同、验收报告、索赔文件等,定为长期保管,设备随机的技术文件和使用维修、改造文件,由于其价值是作为设备的组成部分而存在的原则上随设备而存在,保管期限定为与设备共存。
    12、设备档案的密级,除自制设备的科研部分随科研成果档案定密级外,设备档案文件材料原则上无密级。
    第十三条  归档验收
    1、设备管理部门的专(兼)职档案员,填写移交目录。内容包括设备文件材料名称、份数、移交时间。移交目录一式二份。将移交目录连同案卷送单位负责人审查,再向档案部门归档,归档时双方签字,各持一份备查。
    2、设备档案的归档验收时间为设备验收完毕投入使用后二个月,引进设备为索赔期满后二个月。
                              第四章  设备档案的管理
    第十四条  分类编号
    1、按《中国档案分类法—教育档案分类表》进行分类标引,给出检索分类号。
    2、根据设备档案文件材料的内容构成和形成特点,并参照中国人民共和国教育部二○○年五月编制的高等学校固定资产分类及编码,自行按设备种类或型号编制用于档号的二级类目代号简表。
    3、仪器设备类档案档号=年度号+设备档案分类号+案卷号
    案卷号按最下位类目流水编号,年度号采用仪器设备验收的年度。
    第十五条  编目
    1、每卷档案背脊上填写档号,也可另行贴上注有档号的标签,标签下沿的位置距离底边40毫米处。
    2、编写设备档案目录,按档号先后顺序,以案卷为对象填写。
    3、按照《档案著录规则》编制设备档案案卷级、文件级著录卡,作为物工检索和计算机采集卡使用。
    4、认真登记设备档案的分类目录和专题目录。
    第十六条  排架、保管
    1、按档号顺序排架。
    2、按《高等学校档案部门业务建设规范》第9条执行。
    第十七条  鉴定和销毁
    建档的设备经学校批准调出学校或报废的同时,由校档案馆和教务处、后勤与资产管理处、设备保管使用单位共同组织档案鉴定,确定随机移出或销毁。
    第十八条  统计
    按《高等学校档案部门业务建设规范》第10条执行。
                            第五章  设备档案的开发利用
    第十九条  借阅
    1、档案部门人员要熟悉馆藏,当好领导和有关部门的助手和参谋。
    2、凡利用馆藏档案,均应按规定办理利用手续,对校外单位和有关人员还应按照国家规定收费。
    3、对借出设备档案,档案部门要定期催还(期限一般为一个月),发现损坏或丢失,应写出书面报告,根据不同情况,报学校按规定处理。
    第二十条  服务、指导交流
    1、指导利用者使用各种检索工具,回答利用者提出的问题。
    2、了解和掌握本单位设备和技术状态,定期编制设备档案目录和编辑参考资料,积极为利用者提供服务。为设备管理部门作参谋。
    3、努力提高档案人员的业务素质,发挥档案人员熟悉和掌握学校设备分布情况和技术状态的优势,为科技人员牵线搭桥,充分发挥学校设备潜力,提高设备利用率,提高经济效益。
    4、结合学校管理现代化的进程,创造条件,逐步应用计算机进行设备档案的检索,提高开发利用设备档案的能力。
 
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