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 沈阳师范大学党群、行政类档案管理办法
  发布人:档案馆    发布时间:2015-08-28 09:15:15
 
                                 第一章  总  则
    第一条  根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局《机关档案工作业务建设规范》及国家教育部《普通高等学校档案管理办法》等有关法律、法规精神,为加强我校党群、行政类档案工作的业务建设,使之更好地为学校各项工作服务,特制定本办法。
    第二条  凡是我校在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料,均属党、政档案。
    第三条  由学校档案馆集中统一管理全校党、政档案并确保档案的完整、系统、准确和安全,便于开发利用。
    第四条  应归档的党、政文件材料实行各院、部、处、室、所等文书处理部门归档制度。
    第五条  党、政文件材料的归档工作应纳入学校各院、部、处、室、所的计划和规划,纳入管理制度,纳入管理人员的职责范围;布置、检查、总结、验收各项工作时,要同时布置、检查、总结、验收党、政档案工作。
    第六条  学校各院、部、处、室、所要有一位负责人分管本单位的档案工作,并确定适当的专(兼)职档案人员,协同校档案馆认真做好党、政档案的收集、整理、归档工作。
    第七条  大力开发档案信息资源,最大限度地发挥党、政档案的作用。
    第八条  贯彻执行党和国家保密、保卫制度,严格党群、行政类档案的借阅制度,确保档案的机密和安全。
                               第二章  归档范围
    第九条  确定的原则
    1.归档的党、政文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。
    2.归档的党、政文件材料必须反映学校党政部门职能活动的全过程,保证完整、准确、系统。
    3.归档的党、政文件材料必须遵循其自然形成规律,保持彼此间的有机联系,照顾不同中部门不同特点。文件材料必须用A4纸。
    第十条  归档的主要内容和重点
    1.归档的主要内容包括党务、行政(教学、科研、基建、产品、设备、出版、外事、财会管理文件除外)、工会、团委四个系统的内容。
    2.归档的重点以本校形成的不同载体、不同形式的文件材料为主,特别是全局性、综合性的文件材料。其次是上级和其他单位发来的文、电及附件。上级来文中,应以针对学校的指令性、指导性文件为主。
    第十一条 不归档的文件材料
    1.上级机关普发供参阅、不办的文件材料;
    2.上级机关发来供工作参考的抄件;
    3.上级机关征求意见未定稿的文件;
    4.重份文件;
    5.无查考利用价值的事务性、临时性文件;
    6.未经会议讨论,未经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿,一般性文件的历次修改稿,铅印文件的各次校对稿(学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外);
    7.从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料;
    8.无特殊保存价值的信封,一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建设性意见的人民来信;
    9.学校内部互相抄送的文件材料,不应履行公文的行文、介绍信等;
    10.本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料;
    11.为参考目的从各方面收集的文件材料;
    12.非隶属机关抄送的不需要办的文件材料。
    第十二条  对不归档材料的处理意见
    1.学校各部门在每年文书立卷归档时清理出来的不归档的文件材料,要加强保管,对某些方面的资料,如对今后工作有利,可作为资料暂存。
    2.对不归档又不拟作资料暂存的文件材料应按规定予以销毁,对密级较高的文件应按有关保密规定办理,一般文书材料可以填写《文件材料销毁登记表》,经本部门领导批准后,由校党委办公室负责送往指定的造纸厂预以销毁。
                                  第三章  归档要求
    第十三条  学校各院、部、处、室、所等均为归档部门。
    第十四条  学校每一个归档部门的兼职档案员,在平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作,根据类目分别归档。
    第十五条  兼职档案员在对本单位所有应归档材料进行收集整理时,应遵循如下原则,即按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律,保持其有机联系,分类归档,以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动,同时便于今后查找利用为原则。
    第十六条  为避免各部门发生重复归档或遗漏,各部门分工如下:
    1.中共中央、国务院、省、地、市党委、人民政府,国家教育部以及国务院有关部、局下达的文、电材料,综合性的,由校务办公室收集整理归档,专业性的或具体业务性的,由各相关单位归档。
    2.以党、学校名义的发文,由校务办公室分别整理归档(一般应保存两份以上)。以部门名义的发文,由各部门整理归档,重要的也应有两份以上。
    3.党委和学校召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料,由校务办公室分别整理归档。职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议、干部会议所形成的材料,由主办部门整理归档。
    4.校内各部门向党、学校的请示、报告政文及相应的批复、批转的原件,由校务办公室整理归档;请示、报告的原稿及批转、批复的复制件,则由报文部门整理归档。
    5.两个以上部门共同办理的文件,由主办部门整理归档,非主办部门只保存复制本。
    6.各临时机构、撤销机构形成的材料,应于机构撤销前做好整理工作,移交学校档案部门保存,任何人不得带入其他部门或单位。
    7.重要的人民来信来访材料,由承办部门整理归档。
    第十七条  按照归档时间要求,各立卷部门的文书或兼职档案员应按案卷类目将文件收齐归卷,并对文件进行调整检查,依照如下程序进行:
    1.检查案卷的文件成份,文件是否收集齐全完整,同时检查案卷有无不需要立卷归档的文件材料。
    2.检查案卷文件的联系。依照案卷类目纠正案卷之间文件组卷不统一,相互混淆重复或拆散文件联系的现象。
    3.检查案卷文件保存价值。察看各案卷中文件保存价值是否有差异,各部分之间是否大体一致。
    4.检查案卷文件数量。一般不超过200页。对同一问题文件数量多的,宜酌情适当分卷。问题单一、文件数量少者可组薄卷。
    第十八条  各归档部门的兼职档案员应负责做好本部门材料的归档工作,按类目,将档案文件为单位整理要求如下(详见业务指导中的《档案立卷归档流程》):
    1.档案文件分类应以问题为主,兼顾其他特征,使之联系紧密。
    分年度:先将文件按其形成或针对的年度分开,一般文件归入文件形成年度;
    分问题:将文件按其内容所反映的问题、事物分开。
    分期限:将文件按照规定的不同保管期限分开。
    2.装在一个盒内的文件材料排列顺序:
    批复、批示在前,请示、报告在后;
    正件在前,附件在后;
    正本在前,定稿在后;
    转发件在前,被转发件在后;
    非诉讼案件结论性材料在前,依据性材料在后;
    其他文件材料按时间顺序排列。
    3.破损的文件材料,以及与本件文件材料不可分割的照片、小字条等,要进行加边、修补和裱糊;对较大的表格,要适当的折叠,拆除文件材料上的金属。
    4.填写以“件”为单位的归档文件目录的项目有:件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。
    5.填写备考表
   (1)盒内文件情况说明。文件收集的齐全完整程度、文件本身状况,文件变化情况。
   (2)整理人。填写负责整理该盒档案文件的人员姓名,以明确责任。
   (3)检查人。填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
    6.归档验收
    文件归档部门整理好,学校档案部门派人检查合格后,填写归档文件目录,在次年四月份以前,双方履行签字盖章手续,办理移交,并各执一份存查。 
                           第四章  党、政档案的管理
    第十九条  学校档案馆负责接收全校各部门送交的党、政档案,并检查合格的档案整理入库。
    第二十条  按《高等学校档案实体分类法》档号的编制原则,我校党群,行政类档案的分类由一、二级类目代号组成。
    案 卷 号
    党、政类档案二级类目代号
    党、政类档案一级类目代号
    年度号
    分类号
    19××—DQ00—1~n
    第二十一条  党群、行政类档案、档号编排由年度号+党政档案分类号+件号,其模式如下:
    案卷号按二级类目流水。年度用自然年度。
    第二十二条  学校档案馆对已接收的档案,要认真搞好编目。
    在档案盒的脊背处填写年度、保管期限、机构(问题)、起止件号、盒号。
    第二十三条  党群、行政类档案按年度——二级类目横向排列;并将档案按档号顺序在档案内依次自上而下,从左到右竖立排放。
    第二十四条  与文件材料配套的特殊载体记录的党、政档案,按《声象载体档案工作规范》的有关条款处理。
    第二十五条  档案的保管要求、鉴定、销毁、统计按《高等学业校档案部门业务建设规范》第9条、第10条执行。
    第二十六条  档案馆应健全档案的借阅制度,规定借阅档案的审批权限、期限、数量等事项,并做好借阅、利用效果的登记。
    第二十七条  要充分发挥档案丰富的优势,加强内外各处的综合开发利用工作,主动提供利用,做好领导和有关部门的助手和参谋作用。
 
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