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 档案立卷归档流程
  发布人:档案馆    发布时间:2015-11-06 09:50:23
 
                               第一步  收集、分类整理
    按照《沈阳师范大学档案归档范围及保管期限表》将本部门的文件材料收集齐全,并依年度、类别、问题和保管期限区分开。
    1、先将文件材料按其形成或针对的年度分开。
    一般文件归入文件形成年度。跨年度的请示与批复,归入批复年度,无批复的请示归入请示年度。跨年度的规划、计划,归入文件内容针对的第一个年度。跨年度的总结、报告,归入文件内容针对的最后一个年度。跨年度的会议文件,归入会议开幕的年度。
    2、将分年度的文件材料按照党群、行政、教学、科研、设备、基建、出版、外事、财会等类别分开。
    3、将分类别的文件材料按照其内容所反映的问题或事物分开。
    4、最后将文件材料按照保管期限分开。
                               第二步  立卷组合
    立卷组合一般应以问题为主,便于查找利用为原则,兼顾其它特征,使之联系紧密,组成一卷。同一内容的文件材料组成一卷或数卷,每卷不超过150页。
    1、排列卷内文件材料 (按重要程度或时间顺序):批复、批示在前,请示、报告在后;正件在前,附件在后;正本在前,定稿在后;转发件在前,被转发件在后;上级通知在前,上报材料在后;非诉讼案件结论性材料在前,依据性材料在后;文字材料在前,图表在后;其它文件材料按时间顺序排列。
    2、编写页号:成卷装订的卷内文件无论单面或双面只要有字迹,均应一面编写一个页号;页号的位置在每面材料非装订线一侧的下角。 
    3、拟写案卷题名:案卷题名即案卷标题,由立卷人自拟。案卷题名应简明确切,结构完整,体式一致,一般不超过50个汉字。其常用结构:作者——时间——问题(内容)——名称(文种)。作者一般指卷内文件主要责任者,要写出全称或通用简称,不得简称为“本校”、“上级”等。名称(文种)应按重要程度顺序标注几种主要文件文种。除会议文件外,不得用“xxx 文件材料”;除一般函件外,不得用“xxx来往文书”。
    4、编制档号 : 各单位立卷人将组合完毕的案卷与专职档案员联系,由专职档案员统一编制档号。
                               第三步  案卷移交
    1、兼职档案员制作案卷移交目录,与案卷进行核对,无误后共打印一式两份案卷移交目录,其中一份报送学校档案馆,一份自存。
    2、案卷进盒:案卷整理完毕,按档号顺序装盒,在案卷盒脊背上填写档号。
    3、归档验收:监督指导老师上门检查案卷质量,凡不符合要求者,按规范指导改正。
    4、归档时间:能按年度归档的部门在次年六月底以前完成立卷归档工作,科研类档案应当在项目完成后两个月内归档,基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。
      
5、移交手续:移交档案时,交接双方应当面检查清点数量。无误后双方须办理档案交接手续,填写移交清单。
 
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