| | 第一章 总 则
第一条 根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局《机关档案工作业务建设规范》及国家教育部《普通高等学校档案管理办法》等有关法律、法规精神，为加强我校党群、行政类档案工作的业务建设，使之更好地为学校各项工作服务，特制定本办法。
第二条 凡是我校在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料，均属党、政档案。
第三条 由学校档案馆集中统一管理全校党、政档案并确保档案的完整、系统、准确和安全，便于开发利用。
第四条 应归档的党、政文件材料实行各院、部、处、室、所等文书处理部门归档制度。
第五条 党、政文件材料的归档工作应纳入学校各院、部、处、室、所的计划和规划，纳入管理制度，纳入管理人员的职责范围；布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收党、政档案工作。
第六条 学校各院、部、处、室、所要有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定适当的专（兼）职档案人员，协同校档案馆认真做好党、政档案的收集、整理、归档工作。
第七条 大力开发档案信息资源，最大限度地发挥党、政档案的作用。
第八条 贯彻执行党和国家保密、保卫制度，严格党群、行政类档案的借阅制度，确保档案的机密和安全。
第二章 归档范围
第九条 确定的原则
1．归档的党、政文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。
2．归档的党、政文件材料必须反映学校党政部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。
3．归档的党、政文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，照顾不同中部门不同特点。文件材料必须用A4纸。
第十条 归档的主要内容和重点
1．归档的主要内容包括党务、行政（教学、科研、基建、产品、设备、出版、外事、财会管理文件除外）、工会、团委四个系统的内容。
2．归档的重点以本校形成的不同载体、不同形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料。其次是上级和其他单位发来的文、电及附件。上级来文中，应以针对学校的指令性、指导性文件为主。
第十一条 不归档的文件材料
1．上级机关普发供参阅、不办的文件材料；
2．上级机关发来供工作参考的抄件；
3．上级机关征求意见未定稿的文件；
4．重份文件；
5．无查考利用价值的事务性、临时性文件；
6．未经会议讨论，未经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿，铅印文件的各次校对稿（学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；
7．从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；
8．无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建设性意见的人民来信；
9．学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；
10．本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料；
11．为参考目的从各方面收集的文件材料；
12．非隶属机关抄送的不需要办的文件材料。
第十二条 对不归档材料的处理意见
1．学校各部门在每年文书立卷归档时清理出来的不归档的文件材料，要加强保管，对某些方面的资料，如对今后工作有利，可作为资料暂存。
2．对不归档又不拟作资料暂存的文件材料应按规定予以销毁，对密级较高的文件应按有关保密规定办理，一般文书材料可以填写《文件材料销毁登记表》，经本部门领导批准后，由校党委办公室负责送往指定的造纸厂预以销毁。
第三章 归档要求
第十三条 学校各院、部、处、室、所等均为归档部门。
第十四条 学校每一个归档部门的兼职档案员，在平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作，根据类目分别归档。
第十五条 兼职档案员在对本单位所有应归档材料进行收集整理时，应遵循如下原则，即按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，分类归档，以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动，同时便于今后查找利用为原则。
第十六条 为避免各部门发生重复归档或遗漏，各部门分工如下：
1．中共中央、国务院、省、地、市党委、人民政府，国家教育部以及国务院有关部、局下达的文、电材料，综合性的，由校务办公室收集整理归档，专业性的或具体业务性的，由各相关单位归档。
2．以党、学校名义的发文，由校务办公室分别整理归档（一般应保存两份以上）。以部门名义的发文，由各部门整理归档，重要的也应有两份以上。
3．党委和学校召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料，由校务办公室分别整理归档。职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议、干部会议所形成的材料，由主办部门整理归档。
4．校内各部门向党、学校的请示、报告政文及相应的批复、批转的原件，由校务办公室整理归档；请示、报告的原稿及批转、批复的复制件，则由报文部门整理归档。
5．两个以上部门共同办理的文件，由主办部门整理归档，非主办部门只保存复制本。
6．各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交学校档案部门保存，任何人不得带入其他部门或单位。
7．重要的人民来信来访材料，由承办部门整理归档。
第十七条 按照归档时间要求，各立卷部门的文书或兼职档案员应按案卷类目将文件收齐归卷，并对文件进行调整检查，依照如下程序进行：
1．检查案卷的文件成份，文件是否收集齐全完整，同时检查案卷有无不需要立卷归档的文件材料。
2．检查案卷文件的联系。依照案卷类目纠正案卷之间文件组卷不统一，相互混淆重复或拆散文件联系的现象。
3．检查案卷文件保存价值。察看各案卷中文件保存价值是否有差异，各部分之间是否大体一致。
4．检查案卷文件数量。一般不超过200页。对同一问题文件数量多的，宜酌情适当分卷。问题单一、文件数量少者可组薄卷。
第十八条 各归档部门的兼职档案员应负责做好本部门材料的归档工作，按类目，将档案文件为单位整理要求如下（详见业务指导中的《档案立卷归档流程》）：
1．档案文件分类应以问题为主，兼顾其他特征，使之联系紧密。
分年度：先将文件按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成年度；
分问题：将文件按其内容所反映的问题、事物分开。
分期限：将文件按照规定的不同保管期限分开。
2．装在一个盒内的文件材料排列顺序：
批复、批示在前，请示、报告在后；
正件在前，附件在后；
正本在前，定稿在后；
转发件在前，被转发件在后；
非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；
其他文件材料按时间顺序排列。
3．破损的文件材料，以及与本件文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱糊；对较大的表格，要适当的折叠，拆除文件材料上的金属。
4．填写以“件”为单位的归档文件目录的项目有：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。
5．填写备考表
（1）盒内文件情况说明。文件收集的齐全完整程度、文件本身状况，文件变化情况。
（2）整理人。填写负责整理该盒档案文件的人员姓名，以明确责任。
（3）检查人。填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
6．归档验收
文件归档部门整理好，学校档案部门派人检查合格后，填写归档文件目录，在次年四月份以前，双方履行签字盖章手续，办理移交，并各执一份存查。
第四章 党、政档案的管理
第十九条 学校档案馆负责接收全校各部门送交的党、政档案，并检查合格的档案整理入库。
第二十条 按《高等学校档案实体分类法》档号的编制原则，我校党群，行政类档案的分类由一、二级类目代号组成。
案 卷 号
党、政类档案二级类目代号
党、政类档案一级类目代号
年度号
分类号
19××—DQ00—1～n
第二十一条 党群、行政类档案、档号编排由年度号+党政档案分类号+件号，其模式如下：
案卷号按二级类目流水。年度用自然年度。
第二十二条 学校档案馆对已接收的档案，要认真搞好编目。
在档案盒的脊背处填写年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号。
第二十三条 党群、行政类档案按年度——二级类目横向排列；并将档案按档号顺序在档案内依次自上而下，从左到右竖立排放。
第二十四条 与文件材料配套的特殊载体记录的党、政档案，按《声象载体档案工作规范》的有关条款处理。
第二十五条 档案的保管要求、鉴定、销毁、统计按《高等学业校档案部门业务建设规范》第9条、第10条执行。
第二十六条 档案馆应健全档案的借阅制度，规定借阅档案的审批权限、期限、数量等事项，并做好借阅、利用效果的登记。
第二十七条 要充分发挥档案丰富的优势，加强内外各处的综合开发利用工作，主动提供利用，做好领导和有关部门的助手和参谋作用。 |
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