| | 实物档案系指单位（或个人）在社会实践中形成的具有保护价值和纪念意义的实物。沈阳师范大学在长期的发展过程中，形成大量实物档案。实物档案和纸质档案一样，真实地记录和反映了学校教学、科研和党政管理等各项实践活动，是学校发展历程的见证。在某些情况下，实物档案的凭证作用、书史意义更为直观，更具有说服力。因此，认真做好学校的实物档案管理工作具有十分重要的意义。为做好我校实物档案管理工作，特制定管理办法如下：
第一条 实物档案收集、归档范围
1、学校使用过的各种校徽、纪念章、校牌、校旗。
2、学校和主要业务部处使用过的印章，学校法人印章。
3、学校或学校各职能部门获得的部、省级以上领导部门颁发的奖杯、奖牌、奖旗、奖状、牌匾、证书等。
4、兄弟单位、国内外友人赠送给学校的珍贵礼品。
5、学校领导出国考察、访问及参加重要外事活动所接受的礼品、纪念品。
6、学校在各项重大活动中，上级领导和国内外友人的题词、贺电、贺信、字画等。
7、我校学生参加部省级以上活动（科技创新、演讲比赛、体育竞赛、文学艺术等等）所获得的奖杯、奖牌、奖旗、奖状、证书等。
8、学校历史上形成的有助于了解学校历史和实现活动以及有艺术收藏价值的其他重要物品。
第二条 实物档案收集、归档要求
1、实物档案由获得或使用单位于次年6月底前向档案馆归档。重要的可随时归档。
2、个人送交实物档案及各单位归档以往保留的实物档案，档案馆随时接收。
3、单位归档实物档案前，首先将实物档案详细信息著录到我校档案管理系统中。著录内容包括：实物名称，产生（获奖）时间，归档单位和归档时间等。归档单位主管领导检查后，填写备考表。实物档案档号=年度号+实物档案代码+档案流水号（实物档案代码见附件）
4、移交实物档案应办理交接手续。打印移交单一式两份，交接双方应在移交单上签字，分别留存。
第三条 实物档案管理
1、实物档案由档案馆接收，检查合格后由档案馆管理。
2、档案馆指定专人负责并分专柜保管。
3、实物档案主要用于编写校史、举办校庆、校展等活动，一般不对个人借阅利用。个人确需利用时，应移交部门主要领导签字同意。社会公务活动利用时，需经学校主管领导批准。
附件：实物档案代码
SW12 印章类
SW13 校牌、校徽、工作证类
SW14 纪念品、礼品、捐款证书
SW15 奖杯、奖牌、锦旗类
SW16 奖状、荣誉证书、光荣册类
SW17 题词、字画、贺信类 |
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