| | 六月初图书馆与档案馆合署办公后，为借鉴省内高校档案馆的管理、服务、及数字化进程等方面的经验，更好地为我校档案馆建设提供思路，馆领导班子带领档案馆同志及图书馆相关人员，在六、七月间先后对沈阳理工、东北大学、辽宁大学、沈阳工程学院、辽宁师范大学、大连海事大学、东北财经大学、大连医科大学等8所高校档案馆进行了考察学习。期间听取了各高校档案馆馆长的情况及经验介绍，并详细进行了实地参观。通过考察学习，大家开阔了眼界、找到了差距、明确了方向、坚定了信心。
概括考察学习的收获，主要集中几个方面：首先是馆舍和人员情况，我们参观的所有高校都建成了与学校规模和发展相适应的档案齐全、管理规范、环境整洁、人员齐备的正规档案馆。尤其是东北大学、大连海事大学更是具有单体建筑的独立馆舍和先进的管理系统的现代化档案馆，成为学校的历史见证和后续发展的强有力支撑。每所高校档案馆库房面积都在1000平方米以上，预留出5-10年的空间。各档案馆都配备了基本满足业务工作和服务需要的管理人员，人数在10-15人之间，最多的是东北大学达17人。
其次是管理机制健全，各高校档案馆都建立了由校领导牵头的档案工作委员会，档案馆都是处级或副处级的独立部门。每所高校基层单位都设有兼职档案员，负责本部门档案的立卷归档工作，保证档案收集上传及时、规范，已形成完善的归档体系。
第三是管理制度完善，各档案馆都制订有本馆的《档案制度汇编》，重要的管理制度、岗位职责、服务流程都制作上墙，并严格执行。各高校从学校层面建立了兼职档案员激励机制。如大连海事大学每年学校都要对兼职档案员进行考核评比，奖优罚劣并在校园网公布。大连医科大学对工作表现突出的兼职档案员颁发证书，以兹鼓励；沈阳工程学院由学校制定奖惩制度，每年进行一次评比，既有奖励，又把评比结果纳入评职和评优。
第四是档案馆设备设施齐全。不仅日常档案存储、加工、服务的设备比较完善。重要的档案馆库房防盗、防火、防霉、防虫等设施齐全，基本按照省教育厅档案检查标准进行配备，确保了档案安全管理的万无一失。尤其东北财大库房安保堪称完善。
第五是文化特色凸显。各高校档案馆都营造出现代、文明而又富有文化内涵的阅档环境。以东北财经大学为例，办公区、库房整洁、干净，门牌、功能介绍制作精美，办公区环境布置优雅、清新，格调高雅。不论是库房还是办公区都给人以耳目一新的感觉。在服务方面，通过对服务行为规范的确立和文化氛围的形成，来影响和制约档案馆管理人员，充分释放和发挥档案馆管理人员的潜能，最大限度地提高档案馆的服务质量。在管理方面，实行人性化管理，员工精神面貌好，责任意识强，工作热情高。各档案馆还注重档案资料的挖掘和利用，东北财大档案馆主编了《财经春秋》，沈阳工程学院从2009年开始，每年编写一册年鉴，涵盖全校年度重要统计数据，大事记、图片、文件等等，内容丰富，制作精美。为今后编史修志提供可靠资料。
第六是重视档案馆信息化、数字化建设。所考察高校档案馆都使用了符合本馆实际，与校办公自动化功能相适应的网络版档案管理软件。如辽宁师范大学的档案管理软件可与校办公自动化进行对接，实现来文、发文统一管理；大连海事大学的档案管理软件已经实现了与校办公自动化系统进行对接，会签、发文、上传、接收、全部实现了网络化。每人一个账户，有需要上交文件提示；东北财经大学的档案管理软件还可根据馆藏需要进行量身定制。档案数字化也是各档案馆重视和开展的重要工作，由于经费及档案全文数字化的复杂性，各高校档案馆大都进行部分档案的原文数字化，而且实行外包。如辽宁师范大学当前只是把少部分重要的、急需保护的文书档案进行了原文数字化，计划将剩余的文书档案外包做全文数字化。东北财大将档案馆全部5万多卷档案外包进行数字化处理。大连医科大学目录录入已完成，现正在进行原文数字化外包的论证。  |
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