| | 第一步 收集、分类整理
按照《沈阳师范大学档案归档范围及保管期限表》将本部门的文件材料收集齐全，并依年度、类别、问题和保管期限区分开。
1、先将文件材料按其形成或针对的年度分开。
一般文件归入文件形成年度。跨年度的请示与批复，归入批复年度，无批复的请示归入请示年度。跨年度的规划、计划，归入文件内容针对的第一个年度。跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度。跨年度的会议文件，归入会议开幕的年度。
2、将分年度的文件材料按照党群、行政、教学、科研、设备、基建、出版、外事、财会等类别分开。
3、将分类别的文件材料按照其内容所反映的问题或事物分开。
4、最后将文件材料按照保管期限分开。
第二步 立卷组合
立卷组合一般应以问题为主，便于查找利用为原则，兼顾其它特征，使之联系紧密，组成一卷。同一内容的文件材料组成一卷或数卷，每卷不超过150页。
1、排列卷内文件材料 (按重要程度或时间顺序)：批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后；上级通知在前，上报材料在后；非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；文字材料在前，图表在后；其它文件材料按时间顺序排列。
2、编写页号：成卷装订的卷内文件无论单面或双面只要有字迹，均应一面编写一个页号；页号的位置在每面材料非装订线一侧的下角。
3、拟写案卷题名：案卷题名即案卷标题，由立卷人自拟。案卷题名应简明确切，结构完整，体式一致，一般不超过50个汉字。其常用结构：作者——时间——问题(内容)——名称(文种)。作者一般指卷内文件主要责任者，要写出全称或通用简称，不得简称为“本校”、“上级”等。名称(文种)应按重要程度顺序标注几种主要文件文种。除会议文件外，不得用“xxx 文件材料”；除一般函件外，不得用“xxx来往文书”。
4、编制档号 : 各单位立卷人将组合完毕的案卷与专职档案员联系，由专职档案员统一编制档号。
第三步 案卷移交
1、兼职档案员制作案卷移交目录，与案卷进行核对，无误后共打印一式两份案卷移交目录，其中一份报送学校档案馆，一份自存。
2、案卷进盒：案卷整理完毕，按档号顺序装盒，在案卷盒脊背上填写档号。
3、归档验收：监督指导老师上门检查案卷质量，凡不符合要求者，按规范指导改正。
4、归档时间：能按年度归档的部门在次年六月底以前完成立卷归档工作，科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。
5、移交手续：移交档案时，交接双方应当面检查清点数量。无误后双方须办理档案交接手续，填写移交清单。 |
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