为进一步提高学校档案管理工作质量和水平，2015年12月，经校党委办公会研究，决定成立沈阳师范大学档案工作委员会，夏敏副校长任该委员会主任，校务办公室杨杰主任和图书馆王宇馆长任副主任，各职能部门处长任委员。通知中指出，要在全面摸清我校档案馆现状的基础上，对档案馆工作进行全面梳理和规划。从加强档案管理组织领导、提高档案管理基础条件和创新管理方式方法三个方面，积极加强档案馆建设。以下附《通知》原文。

       为深入贯彻执行《关于进一步加强学校档案馆建设的决定》（沈师大委【2015】19号），落实沈阳师范大学2015年第七次校长办公会精神，结合档案馆目前工作实际，特制定本实施意见。
       一、指导思想
       为进一步提高学校档案管理工作质量和水平，学校档案工作要紧密围绕学校发展总目标，按照规范化、标准化、科学化、现代化要求，着力破解制约档案馆发展的瓶颈问题，努力改变档案馆现状，提升档案工作的服务能力，不断开创我校档案工作的新局面。
       二、工作目标
要在全面摸清我校档案馆目前实际情况基础上，对档案馆工作进行全面梳理和规划。通过加强管理队伍建设，完善管理制度，更新管理系统，改善基础条件等途径，逐步提升档案管理数字化水平和管理服务水平，提高档案利用效率，经过5年时间的努力，把学校档案馆建设成为馆藏丰富、功能完善、管理规范、利用便捷的档案信息服务中心，成为辽宁省高校档案管理先进单位。 
        三、建设措施
      （一）加强档案管理组织领导，健全规范管理制度
        1.增强责任意识
       档案管理工作是学校管理科学化、规范化的体现，对促进学校健康可持续发展，推进现代大学制度建设，服务学科建设、专业建设和人才培养等中心工作具有不可替代的重要作用。各单位、各部门要高度重视档案管理工作，领会精神统一思想、凝聚共识、营造氛围，切实把认识提升到新高度、切实把措施提高到新标准，切实推进档案管理工作再上新水平。
        2.健全组织机构
       成立学校档案工作委员会，全面规划和领导学校档案管理工作。档案工作委员会主任由相关副校长担任，副主任由校办主任和档案馆馆长担任，委员由学校各职能部门主要负责人担任，办公室设在档案馆。各单位和部门要指派一名负责人分管档案工作，同时设立兼职档案员负责本单位档案的立卷归档以及与校档案馆的业务沟通工作。
       3.完善规章制度
       全面修订和完善各项档案管理制度，如《档案归档制度》、《专兼职档案员岗位职责》、《专兼职档案员奖惩制度》、《档案工作保密制度》、《安全保管制度》、《档案借阅制度》、《档案收集归档范围和收集整理办法》、《兼职档案员考评办法》等，通过制度建设，实现责、管、用、销等各环节均有章可循，操作流程规范，归档及时高效。
       4.规范档案管理
      (1)对现有档案进行整理
      由档案馆组织力量，对现有馆藏档案进行清点、分类、编号、装订入藏。同时，会同相关单位和部门做好缺损档案的登记、补充，做好借出档案的催还,做好各部门档案的立卷和归档；做好缺失档案的说明和记录并上报档案工作委员会。首先将以基建档案和设备档案为突破口，依次对人事、财务、教学、科研等档案进行核对、立卷和归档。
      (2)对档案开展全面鉴定
      由档案工作委员会组织人员对在馆档案进行全面梳理和鉴定，应入藏的入藏，需销毁的应及时处理。
      (3)对合并院校档案进行清理
      组织专人清点核对合并院校的档案，以改变其存放分散，管理混乱的现状，做好档案鉴定和归档工作，并最终按原学校建立全宗移交档案馆。
     （二）提高档案管理基础条件，提升服务能力和水平
       1. 强化档案基础设施建设
       考虑档案的重要性和特殊性，要严格按照档案管理基础设施标准要求建设好档案管理库房，并保证库房容纳面积和其余各项基础设备设施的投入。
     （1）档案馆的改、扩建
      利用原雕塑工作室空间进行档案馆的设计和改建（包括所有土建和内部装饰），保证档案馆面积增加560余平方米，保证库房面积达到320余平方米，以有效缓解档案馆空间不足问题。
     （2）设备设施的补充
       在档案馆扩建完成基础上，由学校划拨专款补充恒温恒湿空调、复印机、打印机、刻录机、扫描仪、照相机、摄像机、办公家具等档案建设必备的设备设施。
     （3）现有设施的维修改造
      做好档案馆密集架维修、档案库房暖气管线改造、无紫外线灯具更换等现有馆舍和设备的改造维修工作。
      2.加快档案管理信息化建设
      要加快推进档案管理信息化建设，实现档案的快捷精准检索。首先要对原有管理软件进行升级改造，提高档案管理科技含量，改善档案管理手段，提升档案管理水平。其次要加快馆藏档案的数据录入工作，尽快完成档案目录数据录入，实现目录的计算机查询。同时，做好实物、声像档案录入前的核实校验工作。其次对部分重要档案进行数字化，组织专门技术力量对档案建设数字化进行论证，要从档案保管和利用的实际需要出发，参照省内高校档案馆数字化工作实行外包的做法，有计划有步骤的开展。
       3.加强档案管理队伍建设
       按照档案馆的现有编制及档案管理队伍建设规划，招聘2名档案馆专业硕士毕业生补充进入档案管理队伍，再从图书馆抽调部分人员至档案馆工作。同时，不断加强现有档案管理人员专业知识的学习和培训，通过请进来、走出去等方法和措施多渠道提高档案管理人员业务能力和素质。
       4.完善档案安全保障体系
      不断加大档案馆安保力度，做到人防、物防、技防三结合。要经常开展安全教育活动，适时做好安全培训，强化档案安全责任意识，营造重视档案安全浓厚氛围。
       认真落实安全责任制，细化安全管理流程，实现管理责任到人，实现档案安全定期全面检查，不定期抽查和每月自查相结合，采取积极有效措施将安全隐患消灭在萌芽状态，对造成损失的将依法依规严肃处理。
       不断加大档案安全硬件投入，按照档案安全管理“十防”即防潮、防高低温、防水、防火、防盗、防阳光照射、防紫外线照射、防尘、防污染、防有害生物的要求，逐步配备监控摄像及报警设备、库房门禁系统等必要的安全设施。
      （三）创新管理方式方法，充分发挥档案功能作用
       在做好收集、归移、保管的同时，在严格执行国家保密政策、正确处理好利用和保密关系的前提下，不断提升档案为教学科研、管理运行、基本建设和文化建设服务水平，丰富档案的应用领域。
       1.积极完善创新档案服务利用体系
       全面树立服务观念，创新服务方式方法，最大限度满足档案利用需求。一是掌握信息，创新方法，积极为教学、科研等学校发展中心工作服务；二是开展档案大数据综合分析研判工作，以馆藏档案为基础，搜集相关资料、数据进行综合分析，为学校发展、领导决策提供参考依据；三是设置档案馆网页，通过档案法律法规、馆藏介绍等板块让师生充分了解档案馆的职能和服务。
       2.全面拓展优化档案征集渠道
       通过征集历任校领导、知名教授、优秀校友档案资料等具有重要历史、文化价值的珍贵档案来丰富馆藏内容，形成多元化的馆藏类型，并逐步将学校各部门应归未归的档案资料收入档案馆。
       3.不断加强档案馆文化建设
通过档案管理工作队伍综合素质提高，服务质量的提升来树立档案馆良好的形象，营造我校档案管理工作的文化氛围，从而打造我校档案管理的品牌；通过适时举办学校教学、科研成果展等创新服务形式来展现学校发展的历史积淀和奋斗历程，从而实现档案馆的文化特色和教育功能。

       附件：1. 沈阳师范大学档案工作委员会名单
                 2．沈阳师范大学档案工作委员会职责

                                                                                                                                 校务办公室
                                                                                                                             2015年12月31日